El correo electrónico es uno de los más grandes y peores inventos de todos los tiempos. Tiene el potencial de aumentar su productividad sin límites, o de ahogarlo en una ola completamente inmanejable, donde va a sentir la "muerte por correspondencia ".

Algunos empresarios y hombres de negocios famosos, especialmente Tim Ferris de "La semana laboral de cuatro horas", defienden deshacerse completamente del correo electrónico. Sin embargo, aunque esto es posible para aquellos que han logrado obtener su negocio y funcionar de forma autónoma utilizando un ejército de mano de obra subcontratada, para la mayoría de nosotros, vivir sin correo electrónico no es una posibilidad.

Por tanto, aquí hay 10 tips para hacer su vida email un poco mas fácil.

1. Sin spam. No todos los proveedores de correo electrónico se crean iguales. Definitivamente utilizá uno que tenga un excelente filtro de spam para que el correo basura nunca esté delante de sus ojos. Pocas cosas son tan tediosas como buscar entre montañas de basura ese mensaje importante.

2. Método. Trabajá a tu manera de arriba a abajo, un correo electrónico a la vez. Abrí cada correo electrónico y eliminalo inmediatamente. Tus opciones: Borrar, archivar; responder rápido; poner en su lista de tareas; hacerlo inmediatamente; o, finalmente enviar. Observá que para cada opción, el correo electrónico es en última instancia archivado o eliminado. Nunca los dejes ahí. Y hacé esto rápido, pasando al siguiente correo electrónico. Si practicás lo suficiente, podés terminar con un par de docenas de mensajes muy rápidamente.

3. Trabajo por lotes. Algunos trabajos acumulan gran cantidad de pequeñas tareas que requieren 10-15 segundos de respuesta a mensajes de correo electrónico. Si vos tenés muchos de estos durante el día, podés crear una regla o una carpeta para ellos, y verlos de una vez. Este tipo de 'dosificación' es particularmente útil cuando se necesita procesar una gran cantidad de pagos, o firmar un montón de peticiones similares a lo largo del día.

4. No "pendientes". Tratá de no mezclar tu correo electrónico con cosas de tu lista "pendientes". Si dejás mensajes de correo electrónico con una acción necesaria en tu bandeja de entrada, el resultado final será que la bandeja de entrada será el sistema "pendientes" . En su lugar, hacé una nota de la acción requerida en un sistema "pendientes" externo, ya sea esta una aplicación dedicada, o simplemente un cuaderno o un post-it, y luego archivá el correo electrónico. De todas maneras tendrás que hacer la tarea, pero al menos estará en una lista legítima en lugar de mantener su bandeja de entrada llena.

5. Reglas. Si utilizás sitios de compras o te suscribís a listas de correo, te darás cuenta rápidamente que tu bandeja de entrada se inunda con mensajes de varias suscripciones con las que estuviste de acuerdo sin saberlo, así como notificaciones y confirmaciones. Creá "reglas" para archivar inmediatamente éstos a una carpeta correspondiente para que puedas verlos de una manera más lógica. Si las reglas parecen un poco complicadas, siempre se puede crear otro correo electrónico para usar exclusivamente con las suscripciones.

6. Preguntas frecuentes Un método para evitar correos electrónicos con preguntas comunes o repetitivas es escribir una sección de preguntas frecuentes en el sitio de la compañía basado en cosas que sus clientes preguntan más. Incluso si todavía recibís mensajes con las mismas preguntas, en lugar de perder el tiempo en una respuesta, simplemente podés referir al remitente a su sitio web. Es probable que te des cuenta de que tu bandeja de entrada se vuelve mucho más liviana una vez que tenés una buena sección de preguntas frecuentes en su sitio.

7. Para los valientes entre ustedes ... No tengas miedo de borrar o archivar correos electrónicos. Preguntate "¿qué es lo peor que puede pasar?" Si la respuesta no es tan mala, simplemente borralo y seguí adelante. No se puede responder a todo, por lo que, escogé los más importantes y respondelos.

8. Pocas palabras. Una vez que hayas filtrado a los mensajes de correo electrónico que has elegido para responder, no eches a perder todo el trabajo que has hecho respondiendo a todo. Limitate a responder cinco frases como máximo, y recordá que las viñetas son tus amigas. Que tu mensaje sea corto y potente - te sorprenderás de lo claro y seguro que va a parecer.

9. Hacelo todo. Al igual que con los correos electrónicos similares de procesamiento por lotes y para hacerlo más eficiente, el proceso completo de tus e-mails debería ser por lotes. Al abrir la bandeja de entrada, revisá todo hasta que hayas terminado y esté claro. Hacelo una regla: No dejes atrás ningún correo electrónico. Trabajá con todos ellos!